Кеңсе жұмысын жеңілдететін ChatGPT-тің 10 мүмкіндігі

Кеңсе жұмысын жеңілдететін ChatGPT-тің 10 мүмкіндігі

22.05.2025 19:30

Фото: Аршат Ораздың коллажы

Бүгінгі таңда жасанды интеллект технологиялары кеңсе жұмысын жеңілдетудің, уақыт үнемдеудің және тиімділікті арттырудың таптырмас құралына айналды. Солардың ішінде ChatGPT – мәтінмен жұмыс істейтін қызметкерлер үшін нағыз көмекші. Бұл мақалада ChatGPT-ті кеңсе жағдайында қалай тиімді пайдалануға болатынына тоқталамыз.

1. Құжаттар мен хаттарды оңай жазу

Кеңсе жұмысында күн сайын әртүрлі мазмұндағы құжаттар, хаттар, өтініштер жазылады. ChatGPT көмегімен:

 Ресми хаттарды, өтініштерді, ескерту жазбаларын үлгіге сай етіп құрастыруға болады;

 Құттықтау сөздер, хабарландырулар, ұсыныс хаттар сияқты мәтіндерді тез әрі сапалы дайындауға мүмкіндік бар;

 Мәтін ішіндегі қателерді тауып, тілін көркемдеп, ресми қалыпқа келтіріп береді.

Мысалы: "Серіктес компанияға тауар жеткізу уақыты кейінге шегерілгенін сыпайы түрде хабарлайтын хат жаз" деген өтінішті нақты орындай алады.

2. Есеп беру мен қорытындыларды реттеу

Айлық, тоқсандық, жылдық есептерді түсінікті тілмен жазу – әр қызметкер үшін маңызды міндет. ChatGPT:

 Ұзақ есептің қысқаша мазмұнын жасап береді;

 Қарапайым тілмен түсіндіре отырып, бөлімдерге бөліп береді;

 Талдау қорытындыларын сөзбен сипаттап, басшылыққа арналған түсініктемелер жазады.

3. Кеңесші ретінде қолдану

Кейде жаңа жобаның атауын ойлап табу, іс-шараны жоспарлау немесе ұжымға арналған ойын дайындау секілді шығармашылық тапсырмалар туындайды. Мұндайда ChatGPT:

 Жоба атауларына бірнеше нұсқа ұсынады;

 Кездесулер мен баяндама құрылымын жоспарлап береді;

 Ішкі оқытуға арналған тапсырмалар мен сұрақтар құрастырып береді.

4. Аударма мен түсіндіру

Көп салалы ұйымдарда түрлі тілде жұмыс істеу талап етіледі. ChatGPT:

 Мәтіндерді қазақ, орыс, ағылшын тілдеріне сапалы аударады;

 Құқықтық, техникалық сөздердің мағынасын қарапайым тілмен түсіндіреді;

 Мәтін ішіндегі мағынасыз немесе ауыр сөйлемдерді жеңілдетіп береді.

5. Жұмыс кестесін реттеу

Тапсырмалар, кездесулер көп болған кезде ChatGPT көмегімен:

 Бір күн немесе бір аптаға арналған жұмыс жоспарын құрып алуға;

 Маңызды істерге басымдық беріп, реттеп алуға;

 Қайталама еске салу жазбаларын жасауға болады.

6. Ішкі байланыс мәтіндерін әзірлеу

Ұжым ішіндегі түсіністік пен жұмыс мәдениетін сақтау үшін ChatGPT:

 Ішкі хабарландырулар, ынталандыру сөздері, алғыс хаттарды жазады;

 Іс-шара туралы хабарламалар мен жауап хаттарды дайындайды;

 Қызметкерлер пікірін жинау сауалнамасын құрастырып береді.

7. Дайын үлгілерді (шаблондарды) сақтау және жетілдіру

ChatGPT-пен тұрақты жұмыс істейтін болсаңыз:

 Көбіне қайталанатын мәтіндер үшін өзіңіздің тұрақты үлгілеріңізді дайындап, ChatGPT-ке соны негізге алып жұмыс істеуді сұраңыз;

 Мысалы: “Мына хаттың стилін өткен аптадағыдай сақта” немесе “өткен жолы жазған есеп құрылымымен жаса” десеңіз, ЖИ бірізділік сақтайды;

 Бұл тәсіл уақытты үнемдеп, тұрақты корпоративтік стиль қалыптастыруға мүмкіндік береді.

8. Жиын немесе жиналыс нәтижесін қысқаша мазмұндау

Жиын өткен соң оны қорытындылап, түсінікті түрде басқа әріптестерге жеткізу керек болады. ChatGPT көмегімен:

 Жиналыс жазбасын немесе аудиосын мәтінге түсіріп, қысқаша мазмұнын жазуға;

 Талқыланған негізгі мәселелерді, шешімдерді, жауапты тұлғаларды нақтылап береді;

 Жиыннан кейін жіберілетін ақпараттық ескертпелер мен хаттарды автоматты түрде дайындайды.

9. Ақпарат жинау және салыстыру

Егер сізге бір мәселе бойынша шешім қабылдау керек болса:

 ChatGPT бірнеше нұсқаны салыстырып, олардың жақсы және әлсіз жақтарын жаза алады;

 Жаңа құрал, бағдарламалар, жабдықтар туралы шолу жасап береді;

 Басқа елдердегі тәжірибені мысалға келтіріп, салыстырмалы талдау ұсынады.

10. Баяндамалар мен таныстырылымдарға дайындық

ChatGPT сізге:

 Баяндама немесе сөйлеу мәтінін құрап береді;

 Презентация құрылымын жасап, әр слайдтың мазмұнын нақтылап жазады;

 Тақырып бойынша статистика, мысалдар, дәйексөздер ұсынады.

ChatGPT – кеңсе жұмысын жеңілдетуге, мәтіндерді тез әрі сапалы дайындауға, жаңа идеялар табуға көмектесетін тиімді құрал. Оны дұрыс әрі орынды қолдана білсеңіз, ол күнделікті серігіңізге айналады. Болашақта осындай жасанды зерде технологияларын еркін меңгерген мамандар еңбек нарығында әрдайым сұранысқа ие болады.