Қазіргі қарбалас тірлікте жұмыс, үй шаруасы және ұсақ міндеттер бір мезетте қабаттасып, жүйкені шаршатып жіберетін кез жиі кездеседі. Алайда мәселе істің көптігінде емес - оны дұрыс жоспарлай алмауда. Уақытты тиімді басқару бүгінде сәнді әдет емес, кәсіби өсудің, күн тәртібін жеңілдетудің және күйзеліске ұрынбай алға жылжудың негізгі құралына айналды.
Тайм-менеджменттің мәні
Уақытты басқару - тек күнделікке міндеттер жазудан әлдеқайда кең түсінік. Бұл - ойды реттеу, күш пен энергияны дұрыс бөлу, өзін-өзі бақылау. Экономист Питер Друкердің айтуынша, басқару жүйесі кәсіпорындардың шеңберінен әлдеқашан шығып, жеке адамның кәсіби және жеке өмірін ұйымдастыруға бағытталуы тиіс. Яғни, тайм-менеджмент - өзіңді тиімді басқарудың әдістемесі.
Неліктен қиындық туады?
Қазіргі әлемде ақпарат көп, тапсырма көп, алаңдатушы факторлар одан да көп. Біз бәрін үлгеремін деп ойлаймыз, бірақ нақты стратегиясыз әрекет хаос тудырады. Нәтижесінде адам көп істегендей көрінгенімен, шын мәнінде тиімділігі төмен болады.
Дұрыс тәсілдер не береді?
Тайм-менеджменттің мәні - жұмысты көбейту емес, мағыналы әрекеттерді іріктеу. Классикалық мысал - Эйзенхауэр матрицасы. Ол міндеттерді төрт топқа бөліп, нақты түсінуге көмектеседі: не шынымен маңызды, не жай ғана жүйкені жейтін «шұғыл сияқты көрінетін», бірақ пайдасыз әрекеттер.
Ал Парето қағидасы уақыттың табиғатын ашады: күштің 20%-ы нәтижелердің 80%-ын береді. Демек, шаршағанша бәрін істеуге тырысудың қажеті жоқ - ең әсерлі әрекеттерге назар аудару әлдеқайда тиімді.
Бүгінгі замандағы рөлі
Цифрлану дәуірінде өзгеріс күн сайын болып жатыр. Осындай жағдайда уақытты реттей алған адам – өз бағытын жоғалтпайтын адам. Ол мақсатқа жүйелі қадамдармен жетеді, күйіп кетуден сақтанады, жұмыс пен өмір арасындағы тепе-теңдікті жоғалтпайды.
Басқарылмаған уақыт - ұсақ-түйектің құрбаны болудың ең оңай жолы. Басқарылған уақыт - адамды тыныш, жинақы, сенімді етеді. Бұл - қазіргі еңбек нарығында «өміршең» болудың басты шарты.
Тайм-менеджмент - тапсырмалар тізімі емес, өмір сүру философиясы. Ол сізге «бәріне үлгер» деп талап қоймайды, керісінше, маңыздысына ғана шын мәнінде көңіл бөлуге үйретеді. Уақытты меңгеру - өзіңізді меңгерудің ең сенімді жолы.
Тайм-менеджменттің үш тірегі:
Қазіргі әлемде адамды жұмыстан да, демалыстан да айыратын бір ғана нәрсе бар - ретсіздік. Міндет көп, алаңдатушы фактор одан да көп. Осындай жағдайда уақытты басқару туралы теориялар емес, нақты қағидалар қажет. Кез келген озық әдістің өзегі - бар болғаны үш принцип: маңызды міндетті бөлу, жоспарлау және құрылымдау. Қарапайым көрінуі мүмкін, бірақ адамның күн тәртібін түбегейлі өзгерте алатын дәл осы үштік.
Маңызды міндетті бөлу
Қазір бәріміздің күнделікті өмірімізде бір оғаш жағдай бар: қолымыздан келгенше көп істі атқарғымыз келеді, бірақ ең маңыздысына кезек әрдайым жетпей жатады. Сол себепті бірінші бастайтын нәрсе - істің салмағын ажырата білу. Әр жұмыстың өз орны бар, бірақ бәрі бірдей сіздің энергияңызға татымайды.
Маңызды міндетті бөлу дегеніміз - «нені істеймін?» деген сұрақтан бұрын, «қай істі істемей-ақ қояйын?» деп өзіңізге шын жауап беру. Өйткені өнімділіктің кілті - бәрін қатар алып жүру емес, керексізін қысқартып, күшті тек мәні бар нәрсеге бағыттау.
Өнімді адамдардың бір құпиясы бар: олар тізіміндегі отыз істің жиырмасын мүлде қозғамайды, себебі нәтиженің басым бөлігі қалған аз ғана маңызды тапсырмалардан келеді. Күш-қуатты дәл сол жерге жұмсау - нағыз саналы жұмыс тәсілі.
Ақырында бұл тек жоспарлау емес, ойды тәртіпке салудың өзі.
Жоспарлау
Басты істі анықтап алу бір бөлек те, оны нақты уақытқа бекіту – мүлде басқа әңгіме. Көп адам дәл осы тұста шатасады: «істеу керек» деп ниет етеді де, сол істі қай уақытта қолға алатынын нақтыламай қояды. Соның кесірінен маңызды шаруа күн сайын кейінге сырғып жүре береді.
Ал жоспарлау – күнді кездейсоқтықтан тазартатын құрал.
Бұл кезеңде ең бастысы:
істің нақты қашан орындалатыны,
оған қанша уақыт керектігі,
қай уақытта жасауға қолайлы болатыны анықталады.
Жақсы құрылған жоспар адамға шектеу емес, керісінше еркіндік сыйлайды. Себебі хаос бақылауға келіп, ой да, күн тәртібі де ретке түседі.
Құрылымдау
Кез келген жұмыстың шынайы сапасы – оның қалай бақыланып отырғанында. Тапсырманы жай ғана жазып қою жеткіліксіз: оның қалай жылжып жатқанын, қай тұста тоқтап қалғанын, нәтиженің қай деңгейде екенін үнемі бақылап отыру – тайм-менеджменттің ең күрделі, бірақ ең құнды бөлігі.
Құрылымдау – істің нақты қай сатыда тұрғанын көрсететін айна секілді. Қайсысы орындалды, қайсысы жүріп жатыр, қайсысы тоқтап тұр – бәрі анық көрінеді. Мұндай айнасыз адам күні бойы жүгіріп жүрсе де, шын мәнінде қай бағытта бара жатқанын аңғармай қалуы мүмкін.
Ал тиімділік дәл осы кезеңде өлшенеді: жұмыс тек жасалып қана қоймай, дұрыс бағытта, дұрыс ырғақпен алға жылжығанда ғана шынайы нәтиже береді.
Неліктен барлығы осы үш қағидаға тіреледі?
Тайм-менеджментке арналған тәсілдің түрі көп болғанымен, олардың дені айналып келгенде екі-ақ тірекке сүйенеді: маңыздысын бөлу және жұмыс барысын бақылау. Қалған күрделі жүйелер - стратегиялық жоспарлау, ұзақ мерзімді мақсат құру, ресурстарды дұрыс бөлу сияқты кәсіби деңгейдегі әдістер – осы екі негіз бен жоспарлау қағидасының кеңейтілген нұсқасы ғана.
Ал шындық қарапайым: адамның күнделікті өнімділігі дәл осы үш қағиданы қаншалықты сақтайтынына тәуелді.
Қазіргі заманның қарқыны үдей түскен сайын уақытты басқару сәнге айналған тренд емес, нағыз психологиялық гигиенаға айналып барады. Бұл - күйіп кетуден қорғайтын қалқан, зейінді орнықты ететін тетік, кәсіби ұзақ мерзім жұмыс істеудің берік негізі.
Уақытты реттей алған адам – өз өмірін реттей алған адам. Өйткені уақытты игеру дегеніміз – түптің-түбінде өзіңді игеру.
Кешкі дайындық: таңда құтқаратын алтын ереже
Таңертең сергек оянып, бірден жұмыс ырғағына ену – көпшілік үшін оңай шаруа емес. Сол үшін психологтар, оның ішінде Ник Уигнал секілді мамандар, ең қарапайым көрінетін, бірақ шын мәнінде аса тиімді бір әрекетке назар аударады: кешкі дайындық. Бұл тәсілдің мәні – ертеңгі күннің бүкіл салмағын бүгін-ақ реттеп қою.
Күннің соңында бірнеше минут бөліп, ертеңгі істелетін міндеттерді жазып қойыңыз. Осы шағын қадам сізге:
ертеңгі жұмыстың көлемін нақты елестетуге,
таңертеңгі асығыстық пен шешім қабылдау жүктемесін азайтуға,
ми қуатын «неден бастаймын?» деген сұраққа емес, бірден іске бағыттауға көмектеседі.
Кешкі дайындық тек тапсырмалар тізбегімен шектелмейді. Егер жұмысқа баратын адам болсаңыз, киімді таңдап, құжаттарды реттеп, жұмыс сөмкесін жинап қою – таңда болатын қарбаласты түгел жоқ етеді. Тіпті ертеңгі ас пен түскі тамақты алдын ала дайындау да таңғы уақытты айтарлықтай жеңілдетеді. Бұл әдіс сырт көзге тым қарапайым көрінуі мүмкін. Бірақ оның әсері таңғалдырады:
таң атпай жатып-ақ күннің жартысы ойда жоспарланып тұрады. Өнімділік – тәртіптен емес, ең алдымен ішкі тыныштықтан басталады. Ал сол тыныштықты кешкі дайындық сенімді түрде қамтамасыз етеді.
«Кем дегенде N минут» әдісі
Кейде барлығымыздың басымыздан өтетін бір күй бар: істейтін шаруа көп, бірақ қол бармайды. Тізім ұзара береді, ал құлшыныс керісінше азая түседі. Маңызды міндет те, шұғыл жұмыс та «кейін» деген бір жалғыз сөздің астында қалып қояды. Осындай тұста өзіңізді қыспай, бірақ ақырын алға жылжытатын бір әдіс бар - «кем дегенде бірнеше минут» қағидасы.
Бұл тәсілдің түпкі мәні өте қарапайым: «Бүкіл жұмысты бірден бітірмей-ақ қой. Тек бес минутқа болсын - бастап көр.»
Бес минут аз сияқты көрінеді, бірақ психологиялық тұрғыдан бұл - өте әсерлі қадам. Лейпциг университетінің профессоры Джулия Мюллердің сөзінше, адам өзін қатаң міндеттеген сайын ми қарсыласады. Ал «мен тек біраз минут істеймін, сосын тоқтаймын» деген ой қалса, ішкі қысым әлсіреп, бастау жеңілдейді.
Бұл - өз-өзіңді алдау емес. Бұл - жүйкеге қажетсіз салмақ салмай, қарсылықты азайту.
Қысым азайған сәтте:
ой ашылады,
қарсыласу жоғалады,
дене де, сана да «бастауға дайын» күйге өтеді,
ал жұмыс табиғи түрде жалғаса береді.
Тәжірибеде қалай болады?
Көп жағдайда сол бес минут он минутқа, жиырма минутқа созылып кетеді. «Енді тоқтап не істеймін? Бастап қойдым ғой» деген ой туып, адам жұмысты өзі-ақ жалғастырады.
Бұл әдістің күші - үлкен істі емес, алғашқы қадамды жеңілдетуінде. Бізді тежейтін нәрсе - тапсырманың көлемі емес, оған кірісуге кедергі болатын ішкі бөгет. Ал бес минут - сол бөгетті бұзатын ең жұмсақ, бірақ ең тиімді құрал.
Дедлайндар: жұмысты қозғалтатын ең қуатты механизм
Уақыт шексіз сияқты көрінгенде, адам бір қарапайым рефлекске бой алдырады - кейінге ысыру. Сол себепті дедлайн - тайм-менеджменттегі ең пәрменді құралдардың бірі. Ол жұмысты қарқындатып қана қоймай, адамды ішкі инерциядан жұлып алып, қозғалысқа түсіреді. Массачусетс технологиялық институтының зерттеушілері қызық тұжырымға келген: тіпті адамның өзі қойған дедлайнның өзі жұмысқа серпін береді. Яғни, сырттан ешкім бақыламаса да, адам белгіленген мерзімге дейін бір әрекет жасауға тырысады. Бұл - миымыздың аяқталған құрылымдарды жақсы көретін қасиетімен түсіндіріледі.
Дегенмен, зерттеу бір нюансты да анықтады: сыртқы дедлайн - ішкі дедлайннан мықтырақ. Оны басшы, ұстаз, тапсырыс беруші немесе комиссия қойған кезде, адам әлдеқайда тәртіпті әрі жауапты жұмыс істейді. Себебі жауапкершілік енді тек өзіне ғана емес, өзгенің күткен нәтижесіне де байланысты.
Жеке істерде сыртқы бақылау болмауы мүмкін. Бірақ оның да шешімі бар: бір дос, әріптес, не жақын туыс сіздің «сыртқы кураторыңызға» айнала алады.
Жай ғана: «Мен бұл істі жұмаға дейін бітірмесем, маған ескертіп қой» деп айту - міндетті психологиялық мағынада сыртқы дедлайнға айналдырады.
Дедлайн - бұл қысым көрсететін механизм емес. Ол - істі аяқтауға мүмкіндік беретін шекара. Ал дұрыс қойылған шекара әрқашан қозғалыс тудырады.
«Ең әлсіз тұсыңды бірінші жеңу» әдісі
Адамның күнді қалай бастайтыны - оның бүкіл күнгі қарқынын анықтайтын фактор. Осы тұрғыдан алғанда Брайан Трейси ұсынған тәсілдің мағынасы өте терең: күнді ең әлсіз тұсыңды жеңуден бастау.
Бұл жерде «әлсіз тұс» - адамның өз қолынан келмейтін немесе келгісі келмейтін нәрсе емес. Ол - ішкі қарсылық тудыратын, бастауға қиналдыратын, көңілге салмақ салатын тапсырма. Әр адамның мұндай «кедергісі» бар: біреу үшін - есеп жазу, біреу үшін - қоңырау шалу, біреу үшін - қиын хатты жауаптау, біреу үшін - ұзақ анализ жасау.
Ең қызығы - бұл тапсырманы кейінге ысыру оның қиындығын арттырмайды, бірақ оған деген психологиялық қысымды күшейте береді. Сол қысым күннің соңына дейін адамды қажытады.Ал таңертең, ми әлі таза, эмоциялар әлі тұрақты, ой шашыраңқы емес кезде, дәл осы ішкі кедергіні бұзу - өзіңе қарсы ойнап тұрған психологиялық ойынның ережесін өзгерту.
Бұл әдістің күші неде?
Кеше дейін «жүрмей тұрған» жұмыс таңертең нақты орындауға болатын қадамдарға бөлінеді. Ол енді абстракт қорқыныш емес, нақты міндетке айналады.
Таңертең үлкен істі аяқтаған адамда өзін-өзі бағалау көтеріледі. Ми дофамин бөледі, бұл мотивацияны автоматты түрде арттырады.
Ең ауырын алып тастағанда, қалғандары психологиялық тұрғыда «ұсақ тастар» болып қалады. Кедергі жоқ, қысым жоқ, күн жеңіл өтеді.
Бітпеген қиын жұмыс «көлеңкеде» тұрған сайын адамды шаршатады. Оны таңертең орындау - сол фондық қысымды өшіру. Нәтижесінде адам күнді жеңіл бастайды, ал жеңіл басталған күн ойдың айқын, зейіннің тұрақты болуына тікелей әсер етеді. «Ең әлсіз тұсыңды бірінші жеңу» - бұл өнімділіктің ғана әдісі емес, өзін-өзі басқарудың ең терең психологиялық стратегиясы.
Ұсақ міндеттер ережесі
Бұл әдіс - дәл алдында айтылған «ең қиын істен бастау» тәсіліне қарама-қарсы. Мұнда логика басқа: күнді ең ұсақ, ең жылдам орындалатын тапсырмалардан бастау, яғни 1–2 минуттық шағын істерді бірден орындап тастау.
Бұл ереже өнімділік философиясының классигі Дэвид Алленнің Getting Things Done (GTD) жүйесінен шыққан. Оның пайымдауынша, ұсақ тапсырмалар - адамның санасында жиналып, ойды тұмандатып, біраз уақыттан кейін үлкен психологиялық жүкке айналатын «көрінбейтін қоқыс».
Ал оларды бірден орындап тастау - сананы босатып, күнге айқындық береді.
Бұл әдіс қалай жұмыс істейді? Бір минуттық әрекет - бір үлкен жеңіс. Кейде почтаны тексеру, жабдықты қарап шығу, қысқа сұраныс жіберу немесе тапсырмаларды командаға бөліп беру секілді ұсақ істерді орындауға шынымен бір-екі минут жеткілікті. Бірақ оларды кейінге қалдырсақ, ми оларды ұмытпайды - іште «орындалмаған істердің тізімін» жинай береді.
Істер жинала берген сайын адамда маза қашырар бір тұтас шеңбер пайда болады: шаршау күшейеді, орындалмаған жұмыстар үшін кінә сезімі пайда болады, прокрастинация әдетке айналады, мотивация біртіндеп төмендейді. Ал ұсақ-түйек міндеттерді сол сәтте-ақ орындап тастау - осы ауыр тізімді санаңыздан бір-ақ жола алып тастаумен тең. Жеңілдеп, ой ашылып, өзіңізді қайта бақылауға алғандай әсер қалдырады.
Неліктен бұл тиімді?
Бұл әдіс кей адамдарға - әсіресе күнді ретке келтіруді ұнататындарға - бұрынғыдан да жоғары өнімділік береді.
Ал үлкен істен бастау тәсіліне қарағанда, мұнда басты құрал - жылдамдық, ал нәтижесі - тазалық пен жеңілдік.
«Автофокус» әдісі: дедлайны жоқ тапсырмаларды басқару
Кейбір адамдар үшін дедлайн - құтқарушы. Бірақ кейбіреулер үшін керісінше: мерзім қойылмаған жұмыстар миында шексіз созылып, көңілдің бір бұрышында тұрып алады. Ал міндетті түрде бір істі таңдап алу қажеттілігі - ішкі қарсылық тудырады. Дәл осындай жағдайларда британдық жазушы және өнімділік зерттеушісі Марк Форстер ұсынған «автофокус» әдісі ерекше жақсы жұмыс істейді.
Бұл тәсілдің басты идеясы - адам табиғатына қарсы шықпау. Миымызға «міне, осыны жаса!» деп қысым салған сайын, ол соғұрлым қарсы тұрады. Ал «автофокус» керісінше, біздің ішкі еркіндігімізді пайдаланады.
Бұл әдісті қалай қолдану керек?
Бұл әдістің артықшылығы қандай?
«Мұны ертең жаса» қағидасы: нағыз жұмысты жалған қарбаластан ажырату әдісі
Марк Форстердің «Сделай это завтра» атты еңбегінде ұсынған тәсіл сырт көзге ерсілеу көрінуі мүмкін: күн ішінде пайда болған «шұғыл» істердің соңынан жүгірмей, оларды ертеңге қалдыру. Алғаш естіген адамға бұл жалқаулықтың дәл өзі сияқты. Бірақ шын мәнінде, әдістің түпкі философиясы әлдеқайда тереңірек: адамды ұсақ-түйекке шашыратып жіберетін жалған қарбаластан құтқарып, назарын нағыз маңызды жұмысқа қайта бұру.
Форстер күндік жоспарды «жабық тізім» деп атайды. Оның ерекшелігі - тізім бір рет жасалады да, сол күнгі тапсырмаларға ешқандай жаңа нәрсе қосылмайды. Күн ортасында шыққан кез келген жаңа жұмыс ертеңгі тізімге сырғытылады. Бүгінгі міндет - тек бүгінгі тізіммен жұмыс істеу. Осы қарапайым қағида адамға екі үлкен жеңілдік береді: біріншіден, күн ортасында пайда болған ұсақ-шүйек істер енді сіздің ырғағыңызға араласа алмайды; екіншіден, күн тәртібін ешкім бұза алмайтынын сезгенде mи тынышталып, жоспарды өзіңіз басқарып отырғаныңызға көз жетеді.
Форстердің айтуынша, кез келген адамның күнін екі түрлі жұмыс толтырады: нағыз жұмыс және жай қарбалас. Нағыз жұмыс - кәсіби деңгейде өсіретін, қабілетті дамытатын, адамды жайлы аймағынан шығаратын, терең ой мен зерделеуді талап ететін тапсырмалар. Ол кейде қиын, кейде ыңғайсыз, бірақ нәтижесі нақты: тәжірибе, даму, мансап, жаңа дағдылар. Ал жай қарбалас - сырттай қарағанда жұмыс сияқты көрінетін, бірақ шын мәнінде алға жылжытпайтын әрекеттер: хаттарға жауап беру, қоңыраулар, өтпелі өтініштер, рутиналық жұмыстар. Күннің соңында адам өзін шаршаған сезінеді, бірақ нақты қандай ілгерілеу жасағанын түсіне алмайды. Форстердің өзі айтқандай: «Егер жұмыс сізді шаршатса, бірақ қиындатпаса - бұл нағыз еңбек емес, жай ғана әуре-сарсаң».
«Мұны ертең жаса» тәсілінің күші де осында: ол адамды жалған шұғылдықтың құрсауынан шығарып, күнді басқаратын жалғыз күш ретінде өзіңізді қайта орнықтырады. Бүгінгі тізімге берілген шектеу - еркіндік берген шектеу. Жаңа шыққан ұсақ-түйек енді сіздің ырғағыңызды бұза алмайды, ал нағыз маңызды жұмыс тасада қалып қоймайды. Күн бойы уақытты емес, өз энергияңызды басқарып отырғаныңыз сезіледі. Кесте реттелгенде, ми тынышталады; асығыстық жоғалады; хаос сейіледі.
Форстердің тәсілі - күнді тәртіпке келтіру ғана емес, адамның ішкі кеңістігін реттеу. Ұсақ-түйек жөндеулердің арасынан шығып, маңызды іске бет бұру - бүгінгі қарбалас заманда ең құнды дағдының бірі.
Үлкен істі бөлшектеу
Кейде үлкен жоба болсын, күрделі мақсат болсын - бір бүтін күйінде қарағанда адамға аса ауыр, көзге биік тау сияқты көрінеді. Қорқыныш оның ішкі мазмұнында емес, көлемінде, жауапкершілігінде, белгісіздігінде жатыр. Адам істің өзінен емес, оның ауқымынан сескенеді. Психика мұндайда бірден «қашу» режимін қосады: «кейін», «әзір емес», «уақыт келмеді» деген желеулер осыдан туады.
Өнімділік мамандарының ең сенімді кеңестерінің бірі - үлкен міндетті бірнеше шағын, анық қадамға бөлу. Бұл әдіс «салямиді жұқа тілімге бөлу» немесе «пілді бөліп жеу» деген бейнелі атаулармен белгілі. Идеясы қарапайым: үлкенді кішірейтсең - ол қорқынышын жоғалтады; күрделі нәрсені бөлшектесең - ол қарапайымға айналады.
Бұл тәсілдің жұмыс істеу себебі де осы. Үлкен көлем - белгісіздік. Ал шағын қадам - әрекет. «Жаңа жобаны бастау» деген жалпылама тіркес адамға ауыр, түсініксіз міндет болып көрінеді. Ал оны нақты қадамдарға бөлсек, жағдай мүлде өзгеріп кетеді. Мысалы:
Аудиторияны зерттеуді бастау.
Сашаға хабарласып, талдау бөлімдерін нақтылау.
Зерттеу қорытындыларын қарап шығу.
Осы деректерге сүйеніп алғашқы макетті дайындау.
Енді бұл - тылсым, «алып» жоба емес, бірінен кейін бірі орындалатын төрт қарапайым әрекет ғана. Декомпозицияның тағы бір күші - психологиялық қысымды азайтуында. Үлкен мақсат адамға «сияқты емес», «қол жетпейтін» сезім сыйлайды. Ал шағын қадам әрдайым орындалатын нәрсе. Бір ғана қадам жасалған сайын ми «мен мұны істей аламын» деген сигнал алады. Бұл - мотивацияны табиғи түрде арттыратын дофаминнің ең таза көзі.
Үлкен міндет басталмай тұрып-ақ тоқтап қалу - жиі кездесетін жағдай. Ал шағын қадамдарды орындау жеңіл болғандықтан, жұмыс қарқыны үзілмейді. Процесс тоқтамайды - аз-аздан болса да алға жылжи береді.
Бөлшектеп жазылған қадамдар жобаға нақты картасын береді. Тәртіп пайда болады, рет айқындалады, жоспар құру жеңілдейді. Жоба енді абстракт идея емес, жүйесі анық процесс болып көрінеді. Үлкен міндеттің өзі адамды қорқытуы мүмкін, бірақ оны бөліктерге бөлген сәтте күрделілік жоғалып, түсініктілік пайда болады. Декомпозиция - ауыр істі жеңілдететін, қолжетпейтінді қолжетімді ететін, мүмкін еместі «қадам-қадаммен орындалатын жоспарға» айналдыратын ең тиімді әдістердің бірі.
Бір мезетте бірнеше істі атқармау
Бүгінде көп адам бір уақытта бірнеше жұмысты қатар алып жүруді өнімділіктің белгісі деп қабылдайды. Сырт көзге бұл рас сияқты көрінеді: қолыңызда телефон, алдында компьютер, құлағыңызда басқа әңгіменің жаңғырығы… Бәрін үлгеріп жатқандайсың. Бірақ шындық бұдан мүлде бөлек: интеллектуалды жұмыста бір мезетте бірнеше істі атқару – ой күшін жұтатын, зейінді әлсірететін қауіпті иллюзия ғана.
2009 жылы Стэнфорд университетінің ғалымдары арнайы зерттеу жүргізіп, адамның ақпаратты қалай қабылдап, қалай өңдейтінін бақылаған. Нәтиже көп күттірмеді: ми бір уақытта екі арнаға бірдей терең фокус қоя алмайды. Бір адамның кітап оқып отырып телефонмен сөйлескендегі жағдайына назар аударыңыз:
- әңгімедегі негізгі ойды толық сақтай алмайды;
- оқыған мәтіннің мағынасын әлсіретіп қабылдайды;
- маңыздыны маңызсыздан ажырату қабілеті жоғалады.
Өйткені ми бөліне бастаған сәттен-ақ ақпарат өңдеу сапасы күрт төмендейді.
Неліктен бір мезетте бірнеше істі атқару зиян?
Ми терең ой режиміне өте алмайды.
Күрделі талдау, зерттеу, жоспарлау секілді процестер толық іске қосылмайды – бәрі үстірт жүреді.
Уақыт ұзарады, нәтиже қысқарады.
Қандай да бір ойды бөліп-бөліп жалғау – ми үшін ең ауыр жүктеменің бірі. Сол себепті «түбіне жеткенше» айналсоқтап қаласыз.
Қателік көбейеді.
Когнитивтік жүктеме артып, ми ақпаратты дәл емес күйде қабылдайды. Бұл аналитикалық жұмыста өте қауіпті.
Есте сақтау әлсірейді.
Ақпарат терең бекімей, тек беттің үстімен ғана өтеді. Ертең есіңізде ештеңе қалмауы мүмкін.
Маңыздысы мен маңызсызы араласып кетеді.
Зейін шашыраса, ақпараттың салмағын өлшеу механизмі бұзылады.
Ал «бір уақыт – бір міндет» қағидасы не береді?
Бір мезетте бірнеше істі атқару - өнімділіктің емес, шаршаудың белгісі.
Интеллектуалды жұмыстың табиғаты - терең ойда, таза фокусте, саналы қадамда.
Сондықтан ең мықты мамандардың барлығы ұстанатын қағида жалғыз: бір уақыт – бір міндет.
Белгіленген уақыт әдістері: таймерге байланған тәртіптің тынысы
Уақытты басқарудың кейде күрделі теорияға сүйенгендей көрінетін тұстары бар, бірақ оның ең сенімді тіректерінің бірі - қарапайым таймер. Жұмысты белгілі бір уақыт аралығында орындау тәсілі сырттай оңай көрінгенімен, адамның ішкі ырғағына дәл әсер ететін қуатты механизм.
Таймер қосылған сәтте санада ерекше бір сезім пайда болады: уақыт енді бос кеңістік емес, нақты өлшемі бар ресурс екенін түсінесіз. Осыдан кейін:
Таймер - секундтарды санайтын құрал ғана емес. Ол - адамның ішкі жүйесін реттей алатын тәртіптің белгісі, уақытты сезінуге үйрететін ұстаз, жұмысқа тыныс беретін көрінбейтін серік.
Жұмысқа белгіленген аралық берген сайын, адам өз өмірінің ырғағын да қайта реттеп жатқанын байқамай қалады.
Pomodoro әдісі: 25 минуттық терең фокус
Бұл тәсілді италиялық Франческо Чирилло ойлап тапқан. Әдістің аты «Помидор» деп аталуы бекер емес - Чирилло алғашқы жаттығуларында ас үйде тұрған кішкентай қызыл таймерді қолданған.
Pomodoro формуласы:
Бұл - миға түсетін жүктемені теңестірудің ең тиімді балансы. 25 минут - фокус жоғалмайтын ең қолайлы аралық, 5 минут - миға ақпаратты «қорытуға» мүмкіндік беретін қысқа тынығу.
Pomodoro неліктен жұмыс істейді?
«90–30» әдісі: энергия циклдарына негізделген тәсіл
Бұл тәсіл Тони Шварцтың зерттеулерінен шыққан. Оның моделі адамның биологиялық ырғақтарына сүйенеді:
Бұл әдіс ұзақ уақыт ойлануды немесе шығармашылықты талап ететін мамандарға жақсы келеді. Өйткені ол адамның табиғи энергия толқынымен жұмыс істейді.
«52–17» әдісі: нақты зерттеу нәтижесінен туған формула
The Muse платформасы жүргізген зерттеуде өнімділігі жоғары адамдардың жұмыс ритмі талданған. Қорытындысында ең тиімді формула анықталды:
Бұл модель әсіресе компьютермен жұмыс істейтін, ақпаратты көп тұтынатын адамдарға пайдалы.
Бұл әдістердің ортақ тұсы
Барлық уақытқа бөлінген әдістердің мақсаты - миға шамадан тыс жүктеме түсірмей, тұрақты өнімділік қалыптастыру. Ең маңыздысы - жұмыс аралығы ғана емес, демалыс аралығы да дәл сондай маңызды. Егер тек жұмыс уақытын орындап, демалысты өткізіп жіберсе - әдіс жұмыс істемейді. Дәл сол сияқты ұзарған үзілістер де нәтижені бұзады. Уақытқа бөлінген модельдер жұмыс пен тынығуды теңестіріп, мидың күйін реттеп отырады. Бұл - ұзақ мерзімде күйіп кетуден (выгорание) сақтайтын ең сенімді механизмдердің бірі.
Белгілі уақыт аралығында жұмыс істеу - қарапайым көрінгенімен, психология мен физиологияға негізделген өте қуатты тәсіл. Pomodoro болсын, 90–30 немесе 52–17 болсын - олардың барлығы өнімділікті тек уақытпен емес, адам энергиясының табиғи ырғақтарымен реттейді.
«Тоғыз істің қағидасы»: күнді теңгерімді жоспарлаудың әмбебап әдісі
Кей адамдар күні бойы дамыл таппай жүріп, кешке жеткенде «бүгін не бітірдім?» деп өзінен жауап таба алмай қиналады. Тындырған іс бар, бірақ берекесі жоқ. Себебі бір-ақ нәрседе: тапсырмалардың салмағы тең емес, ал адам оларды бірқатарға қойып, бәріне бірдей күш жұмсап жібереді. Сөйтіп үлкен істің орны ұсақ-түйектің арасында көрінбей қалады.
Осындай бейберекет ырғақты реттеуге көмектесетін қарапайым әрі мықты тәсілдің бірі - «тоғыз істің қағидасы». Бұл әдістің философиясы анық әрі тәп-тәуір тәртіп енгізеді: күніңізді 1 үлкен, 3 орташа және 5 шағын міндетке бөліңіз.
Осылай істі бөлудің өз логикасы бар. Бір үлкен жұмыс - күннің басты бағыты. Ой еңбегін талап ететін, кәсіби дамытатын, кейде шаршататын, бірақ ең жоғары нәтиже беретін іс.
Үш орташа тапсырма - аса күрделі емес, бірақ маңызды әрекеттер. Қайталанып отыратын жұмыстар, кездесулер, тексерулер - мәні бар, бірақ негізгі энергияны қажет етпейтін міндеттер. Бес шағын іс - күнделікті тұрмыстық әрекеттер: хаттарға жауап беру, үй шаруасы, сәлемдеме алу, қолға тезірек бітетін өтініштер.
Бұлар көп уақыт алмайды, бірақ орындалмаса маза қашырады.
Бір күннің мысалы да айқын:
Мұндай жүйе адамның күндік жүктемесін анық көруге, артық күш жұмсамауға және уақытын саналы түрде бөлуге мүмкіндік береді. Ең қиыны - күннің өзегін ұсақ-түйекке жұтқызып жібермеу. «Тоғыз істің қағидасы» дәл осы тепе-теңдікті ұстап тұратын көрінбейтін бағыттаушы сияқты.
Крис Бейлидің «үш істің қағидасы»: фокусты ұзақмерзімді мақсатқа бұру
Өнімділік тақырыбын ұзақ жылдар бойы зерттеген канадалық автор Крис Бейли көпшілікке таныс «тоғыз істің» моделін ықшамдап, одан да мінсіз, адам психикасына жеңіл түсетін нұсқасын ұсынады. Ол – «үш істің қағидасы». Бейлидің көзқарасы қарапайым: күн сайын сізді ұзақ мерзімді мақсатқа бір қадам жақындататын үш негізгі істі аяқтау жеткілікті.
Бұл тәсіл қолына тиген жұмыстың бәрін орындауға тырысатын, бірақ стратегиялық бағыттан көз жазып қалатын адамдарға тікелей арналған. Әсіресе:
Мысалы, сіздің үлкен мақсатыңыз - шетелде оқу делік. Онда бүгінгі «үш іс» өте қарапайым, бірақ нақты бағытталған қадамдардан тұруы мүмкін:
Бұл - кездейсоқ әрекеттер емес. Бұл - сізді арманыңызға бір күн бұрын жақындататын дәл үш бағытталған қадам. Бейлидің тәсілінің күші де осында: адамға жүктеме артпайды, бірақ күн сайын мағыналы алға жылжу бар. Үш іс - аз сияқты көрінеді, бірақ жүйелі қайталанса, адамның бүкіл өмірін өзгертетін қуатқа айналады.
Бұл әдістер адамға нені үйретеді?
Мақсат пен рутинаның арасынан тепе-теңдік табу
Күнделікті өмір – бір ғана бағыттан тұрмайды. Үй шаруасы да, жұмыс та, ұзақмерзімді жоспар да бір күннің ішінде қатар өмір сүреді. «Тоғыз істің» де, «үш істің» де ерекшелігі – осы түрлі әлемдердің арасынан тепе-теңдік орнатуында. Бірін екіншісінің көлеңкесінде қалдырмай, бәріне өз орнын беруді үйретеді.
Жұмыстың салмағын дұрыс бағалау
Жоспарды құрылымдаудың ең үлкен пайдасы – адам өз мүмкіндігін шынайы бағалай бастайды. Қанша істей алатынын, қайсысы қиын, қайсысы оңай екенін анық көреді. Бұл – асыра жоспарлаудан да, артық күш жұмсаудан да сақтайтын маңызды дағды.
Ұзақмерзімді мақсатты ұмытпау
Көп адамның өміріндегі ең үлкен қателіктің бірі - күнделікті ұсақ-түйекке көмбелеп, болашаққа жол ашатын нақты қадамдарды кейінге ысыра беру. Бұл әдістер күнделікті тірлік пен стратегиялық мақсаттың арасындағы көпір сияқты: сіздің бүгінгі қадамыңыз ертеңгі арманыңызға қызмет етуі керек екенін еске салады.
Психологиялық қанағат сезімі
Күн соңында орындалған тоғыз іс немесе үш негізгі міндет - бұл жай ғана «жұмыс тізімі» емес. Бұл - нақты нәтиже. Адам кешке өзіне есеп бергенде: «Бүгін мәнді бір нәрсе жасадым» деп айта алса, бұл мотивацияны үзбей ұстайтын ең мықты қуаттың бірі. «Тоғыз істің қағидасы» - күнді толық басқаруға, ал Крис Бейлидің «үш істің қағидасы» - ұзақмерзімді армандарды күн тәртібіне енгізуге көмектеседі.
Екі әдістің де түпкі миссиясы бір: адамға жұмысты емес, нәтижені басқаруды үйрету. Өмірді жеңілдететін де, алға жылжытатын да - дәл осы.
Канбан: жұмысты көзбен көріп, ақылмен басқарудың жүйесі
Канбан - бүгінгі заманауи жұмыс мәдениетінде ең көп қолданылатын, ең сенімді жүйелердің бірі. Оның құдіреті - жұмыс процесін көзге көрінетін етіп шығаруында. Қай командада болсын, кімнің немен айналысып жатқанын, қай тапсырма қай кезеңге жеткенін, жалпы процестің қай тұста тұрғанын бір қарағаннан-ақ түсінуге мүмкіндік береді. Бұл - коммуникацияны жеңілдетеді, тәртіп береді, хаосты азайтады.
Scrum секілді, канбан да Agile философиясының негізгі құралдарының қатарында. Бірақ Agile-дің кез келген әдісі сияқты, оны «тек қағаз жүзінде» емес, ойланып енгізу қажет. Дұрыс қолданылмаған канбан жұмысты жүйелемейді, керісінше - одан да күрделендіріп жіберуі мүмкін. Ал дұрыс құрылған канбан - команданың бүкіл жұмысын жеңілдететін тетік.
Классикалық канбан - үш бағаннан тұратын қарапайым, бірақ өте қуатты визуалды тақта: «Жасалуы керек» «Орындалуда» «Орындалды»
Әр тапсырма жеке карточка немесе стикер ретінде жазылады. Жұмыс басталған сайын карточка келесі бағанға жылжиды - дәл осылайша процестің өзі көз алдыңызда қозғалып тұрады.
Бұл - базалық нұсқа.
Ал шынайы өмірде канбан әлдеқайда ауқымды:
Канбанның ең үлкен артықшылығы - оның икемділігі. Ол әр команданың табиғатына қарай бейімделе береді.
Канбан неліктен сонша тиімді?
Тақтаға бір қараған адам бүкіл процесті түсіне алады: не жасалып жатыр, не тоқтап тұр, не аяқталды. Қызметкерге де, менеджерге де нақты картина ашылады.
Карточканың бағаннан бағанға жылжуы - тек формализм емес, жұмыстың нақты қозғалысы. Бұл өз-өзінен мотивация береді: қозғалыс бар жерде жігер де бар.
Бәрі - бір тақтада. Ұсақ-түйек те, күрделі міндет те осы жерде сақталады. Жоғалып кететін тапсырма жоқ.
Кімнің қаншалықты жүктемеде екенін канбан бірден көрсетеді. Бір қызметкердің карточкасы тым көп болса, басқасы қолғабыс бере алады - командалық тепе-теңдік қалыптасады.
Қай кезеңде жұмыс тоқтап тұрғанын канбан жасырмай көрсетеді. Дәл осы «тар жерде» процестің баяулауы мүмкін. Канбан ондай жерді көзге шұқып көрсетеді - әрі бұл стратегияны уақытында түзетуге мүмкіндік береді.
Канбанның мәні - қозғалыстағы процесс
Канбан - жай ғана жоспарлау құралы емес. Бұл - жұмыстың тірі ағымын көрсетуге арналған жүйе.
Карточкалар бағаннан бағанға жылжыған сайын:
Канбан жеке адамға да, үлкен командаға да жұмыс ырғағын бір қалыпқа түсіреді. Канбан - визуалды тәртіп, айқын жоспар, үздіксіз прогресс. Ол күрделі жобалардың тасасында тұрған хаосты жеңілдетеді, процесті ашық етеді, команданың тиімділігін арттырады. Дұрыс қолданылса - бұл жұмыс ұйымдастырудың ең қуатты әдістерінің бірі.
Хронометраж: уақыттың қайда жоғалып жатқанын көрсететін ең шынайы айна
Қазақша қарапайым тілмен айтқанда, хронометраж – уақытыңның қайда кетіп жатқанын өлшеу, бақылау, зерттеу. Экономист және тайм-менеджмент саласының беделді маманы Глеб Архангельскийдің пікірінше, уақытты басқару – оны сезінуден басталады. Ал уақытты сезіну үшін оның қайда жұмсалып жатқанын дәл білу қажет.
Сол себепті хронометраж – жай бір күндік тәжірибе емес, адамның жұмыс әдетін түбегейлі өзгертетін терең жүйе. Әдіс үш кезеңнен тұрады, және әр кезең адамның өзіне қараған айнасындай рөл атқарады.
Бақылау: уақыттың ізіне түсу
Бірнеше апта бойы әр 1–2 сағат сайын қолыңыз не істеп жүргенін жазып отырасыз.
Ұзақтығы 2–3 минуттық ұсақ істерді жазбасаңыз да болады. Ең бастысы – күннің шынайы суретін түсіру. Бұл кезеңде ешқандай өзін-өзі сынға алу, жоспар құру, өзгерту болмайды. Тек бақылау бар. Адам таза дерек жинайды.
Көпшілік дәл осы кезеңде бір маңызды шындықпен бетпе-бет келеді:
уақыттың көп бөлігі көзге көрінбей, әлеуметтік желіге, ойсыз әрекеттерге, қажетсіз үзілістерге кететінін байқайды.
Хронометраждың алғашқы соққысы да – осы.
Талдау: уақыттың құнын анықтау
Бірнеше аптадан кейін жиналған жазбаларға қайта үңілесіз. Архангельскийдің айтуынша, бұл кезең - адамның күнделікті әдеттерін айнытпай көрсететін айна.
Мұнда үш сұрақ бәрін шешеді:
1. Қай жерде уақытым дұрыс жұмсалды?
Жұмыс жүрді, нәтиже болды, күш босқа кетпеді.
2. Қай істерді тезірек істеуге болар еді?
Бәлкім, процесті оңтайландыруға мүмкіндік бар шығар.
3. Уақытты қайда тиімсіз пайдаланамыз?
Адам көбіне өзіне ең тиімді көрінетін шаруаның да қажетсіз ұзап кеткенін осы кезеңде түсінеді.
4. Жоспарлау: нақты дерекке сүйенген жаңа жүйе
Талдаудан кейінгі кезең – өзгеріс кезеңі.
Енді сіздің жаңа жоспарыңыз эмоцияға емес, дәл дерекке сүйенеді.
Бұл - жай жоспар емес. Бұл - уақытты басқарудың дәлдікке құрылған стратегиясы.
Хронометраж нені үйретеді?
Өзін-өзі алдауға жол бермейді. Уақыттың шынайы суреті ашылады.
Өнімділікті арттырады. Күштің қайда дұрыс жұмсалатыны анық болады.
Тәртіп қалыптастырады. Әдеттер біртіндеп өзгере бастайды.
Артық жүктемеден қорғайды. Себебі адамның күні шынайы мүмкіндігімен өлшенеді.
Күйіп кетудің алдын алады. Уақыт пен энергия тепе-теңдікке келеді.
Хронометраж – уақытты бақылаудың ең адал, ең нақты әдісі. Бұл – адамның өзіне қараған айнасы. Егер уақытты шынымен басқарғыңыз келсе, алдымен оның қайда жоғалып жатқанын білуіңіз керек. Хронометраж сол ақиқатты бұлжытпай көрсетеді.
Эйзенхауэр матрицасы
Уақыт жетпей, міндеттер бірінен бірі асып жатқанда адамға ең әуелі тыныс керек. Ал тынысты қайдан табуға болады? Жиналған жұмыстың арасынан өзіне жол сала бастаған кезде ғана. Сол жолды көрсететін қарапайым да қуатты құралдардың бірі – Эйзенхауэр матрицасы.
34-ші АҚШ президенті Дуайт Эйзенхауэр жасаған бұл жүйе алғашында әскери стратегтің жұмыс тәсілі ретінде пайда болғанымен, кейін әлемнің ең тәжірибелі менеджерлері мен өнімділік зерттеушілерінің қолындағы негізгі құралға айналды.
Матрицаның күші – оның айқайында емес, тып-тыныш, анық логикасында: әр істің салмағын ажырата алу - адамның өз өмірін реттей алуының ең бастапқы шарты. Бұл матрица күн сайын толтырылатын дәптер емес. Ол - «барлығын қолға сыйғыза алмай жүргенде» қолданылатын тірек, хаостың ішінен есік тауып беретін тәсіл.
Эйзенхауэр матрицасы төрт квадранттан тұрады
Бұл - дереу кірісуді талап ететін істер.
Оларды орындамасаңыз, нақты салдары бар:
Бұл міндеттер - өзіңіз тікелей орындауға тиіс жұмыс. Себебі уақыт тығыз, жауапкершілік жоғары.
Бұл істердің нақты дедлайны жоқ, бірақ ұзақмерзімді дамуға әсері орасан зор:
Мұндай міндеттер көбіне күнделікті қарбаластың көлеңкесінде қалып қояды.
Сол себепті оларды арнайы жоспарлауға тура келеді - күнтізбеге белгілеу, уақыт бөлу, нақты мақсат қою.
Өмірдегі үлкен нәтижелер дәл осы квадранттан келеді.
Бұл - уақытты жейтін, бірақ стратегиялық пайдасы аз жұмыстар.
Оларды орындау қажет, бірақ міндетті түрде сіз орындауының қажеті жоқ:
Бұл істерді басқаларға тапсыру - сіздің уақытыңызды босатып, фокусты маңызды міндеттерге бағыттайды.
Дұрыс делегирлеу - өнімділіктің негізгі дағдысы.
Бұл - еш пайдасы жоқ, бірақ ең көп уақыт «жейтін» әрекеттер:
Бұл - уақыттың қара тесігі.
Оларды қысқарту немесе жүйелі түрде бақылау - өзіңізге жасаған ең үлкен жақсылығыңыз.
Матрицаның құндылығы неде?
Эйзенхауэрдің өзі айтқандай: «Маңызды істің көбісі шұғыл болмайды, ал шұғыл көрінгеннің көбісі шын мәнінде маңызды емес». Бұл матрицаның философиясы дәл осы.
Эйзенхауэр матрицасы - жұмыс пен өмірдегі міндеттердің шынайы картасы. Ол адамды «өрт сөндіру режимінде» өмір сүруден құтқарып, нағыз маңызды істерге жол ашады. Егер жұмысыңыз көбейіп, уақытыңыз жетпей жатса - дәл осы матрица сізге рет пен айқындық береді.
Хронотипке негізделген тайм-менеджмент
Күн тәртібін құрастыру – жай ғана дағды емес. Бұл – адамның ішкі биологиясына сүйенетін, ғылыми негізі бар күрделі процесс. Әр адамның ояну уақыты, энергия толқыны, ойлау қабілетінің шарықтайтын сәті мен шаршау кезеңі – бәрі бір-бірімен байланыста жұмыс істейді. Клиникалық психолог, медицина ғылымдарының кандидаты Майкл Бреус адам өнімділігінің түбі – өз биоритмін түсінуден басталады дейді.
Зерттеулерге сүйене отырып, Бреус адамдарды төрт хронотипке бөледі. Әр хронотиптің табиғи ұйқы ырғағы, ояну уақыты, ми ең белсенді болатын кезеңі әртүрлі. Ал күн тәртібін сол биологиялық ерекшеліктерге сәйкес құру – өнімділікті күштеп емес, табиғи жолмен арттыратын ең ақылды тәсіл.
Неге хронотипке сай жұмыс істеу маңызды?
Өнімділік бірнеше есе артады
Адам энергиясы ең жоғары кезде күрделі істерге кіріссе – нәтиже де, жылдамдық та өзгереді.
Шаршау мен күйзеліс азаяды
Миға өз табиғатына қарсы жұмыс істеудің қажеті болмайды. Бұл – стресс деңгейін айтарлықтай төмендететін фактор.
Ұйқы сапасы жақсарады
Ал жақсы ұйқы – денсаулықтың да, ойдың да, көңіл күйдің де ең негізгі тірегі.
Фокус пен есте сақтау күшейеді
Энергия шыңы мен ойлау қуаты сәйкес келгенде ақпаратты қабылдау да, талдау да әлдеқайда тиімді жүреді.
Жалпы өмір сапасы жоғарылайды
Күн тәртібі ағзаның сезімімен үйлескенде, адам өзін күштеп емес, табиғи ырғақпен өмір сүре бастайды.
Майкл Бреустың хронотиптік моделі тек ғылым саласында ғана емес, бизнес әлемінде де қолдау тапқан. Герман Греф, Павел Дуров секілді ірі менеджерлер өздерінің күн тәртібін дәл осы биоритмге бейімдейтінін ашық айтқан. Бұл модель сізді ерте тұруға немесе түнде жұмыс істеуге мәжбүрлемейді. Керісінше – өз табиғатыңызды тануға, энергияны босқа шашпай, дұрыс бағытта қолдануға үйретеді.
Хронотипке негізделген тайм-менеджмент – адамның өзіне қарсы емес, өзіне сай жұмыс істеу формуласы. Өз биоритміңізді түсінген сәттен бастап: күн – күреске емес, үйлесімге; жұмыс – мәжбүрлікке емес, нәтижеге; демалыс – уақыт жоғалтудың емес, қайта қалпына келудің құралына айналады. Бұл – уақытты басқарудың ең табиғи, ең адамға жақын тәсілі.
Уақытты басқаруға арналған қосымшалар
Тайм-менеджменттің тәсілдері қанша жерден тиімді болса да, оларды күнделікті өмірге енгізу үшін қолда нақты құрал болғаны маңызды. Жұмысты жүйелеуге, ойды шашыратпай ұстауға, күн тәртібін реттеуге көмектесетін сенімді қосымша – жақсы жоспардың жартысы.
Дұрыс таңдалған сервистер міндеттерді бір жерге жинап қана қоймай, сіздің жұмыс ырғағыңызды реттеп, назарды маңызды бағытқа бұра алады. Төменде ұсынылған қосымшалар – осы материалда айтылған барлық тайм-менеджмент әдістерімен үйлесетін, өнімділікті шынымен арттыра алатын ең тиімді цифрлық шешімдер.
Бұл сервис Pomodoro техникасын қолданатындар үшін таптырмас құрал.
Артықшылығы:
Pomodoro-мен жұмыс істейтіндерге - ең ыңғайлы қосымша.
Trello - классикалық канбан жүйесінің ең танымал цифрлық нұсқасы.
- бағандар құрып, тапсырмаларды карточка түрінде орналастырасыз;
- жобаның қай кезеңде тұрғаны бірден көрінеді;
- командамен бірлесіп жұмыс істеуге өте қолайлы.
Үлкен жобаларды басқару үшін - әмбебап шешім.
Бұл - тайм-менеджментті геймификациялаған қызықты қосымша.
Принципі өте қарапайым: смартфонға қол тигізбей жұмыс істеген сайын экранда ағаш өседі. Ал телефонды ашып қойсаңыз - ағаш қурайды. Бұл тәсіл фокус пен өзін-өзі бақылауды күшейтеді. Әсіресе әлеуметтік желіден жиі алаңдайтын адамдар үшін өте тиімді.
Notion - деректерді жүйелеуге арналған ең қуатты құралдардың бірі:
Бұл - «екінші ми» сияқты жұмыс істейтін, шығармашылық адамдарға, аналитиктерге, студенттерге өте ыңғайлы платформа.
Todoist:
Бұл - кәсіби жоспарлауды үйренгісі келетіндерге арналған ең қолдануға жеңіл қосымшалардың бірі.
Көп адам маңызды хаттарды жоққа шығарып алады немесе кейінге қалдырып ұмытып кетеді.
SingularityApp бұл проблеманы автоматты түрде шешеді:
- хатты бір әрекетпен тапсырмаға айналдырады,
- дедлайн мен ескертуді өзі белгілей алады,
- тапсырмаларды тегтермен және жобалармен жүйелейді.
Корпоративті хат-хабармен көп жұмыс істейтіндер үшін өте ыңғайлы.
Бұл қосымшалар - тайм-менеджменттің теориясын практикаға айналдыратын нақты құралдар.
Ұтымды қолдансаңыз:
Ең бастысы - өзіңізге қолайлысын таңдап, күнделікті дағдыға айналдыру.